Dokumentasi Aplikasi Rental Kendaraan Codekop
Aplikasi Rental Kendaraan adalah sistem berbasis web untuk mengelola armada, pelanggan, supir, booking, transaksi sewa, pengembalian, denda, perawatan, jurnal, dan laporan usaha rental.
Panduan ini menjelaskan fitur dan alur penggunaan aplikasi rental mobil berdasarkan modul yang tersedia pada sistem.
1. Website Armada dan Booking Online
Website publik menampilkan katalog armada yang dapat dilihat calon pelanggan. Pengunjung dapat membuka detail kendaraan, melihat model, kategori, merek, transmisi, harga, dan foto, kemudian mengirim permintaan booking.
Permintaan booking masuk ke halaman administrator. Petugas memeriksa jadwal, ketersediaan armada, identitas pemesan, dan kebutuhan layanan sebelum booking dimulai sebagai transaksi rental.
2. Dashboard, Pengguna, dan Hak Akses
Modul administrasi menyediakan dashboard, pengguna, profil, avatar, role, hak akses menu, pengaturan aplikasi, log login, dan manajemen sesi aktif.
- Buat akun untuk setiap petugas.
- Tentukan role seperti pemilik, admin, operasional, atau keuangan.
- Atur izin melihat, menambah, memperbarui, dan menghapus data.
- Cabut sesi pengguna jika perangkat sudah tidak digunakan.
- Gunakan menu pengaturan untuk melengkapi identitas aplikasi.
3. Master Kendaraan dan Tarif Rental
Data kendaraan menyimpan kategori, merek, model, nomor polisi, warna, tahun, transmisi, harga sewa dasar, status, keterangan, dan foto armada.
Tarif kendaraan dapat dibuat berdasarkan satuan hari, minggu, dan bulan. Status kendaraan membantu petugas mengetahui armada yang tersedia, disewa, atau sedang servis.
3.1 Urutan Pengisian Master Armada
- Isi kategori dan merek kendaraan.
- Isi data pemilik kendaraan.
- Tambahkan kendaraan dan foto.
- Tentukan tarif harian, mingguan, dan bulanan.
- Periksa status awal kendaraan.
4. Pemilik Kendaraan dan Investor
Aplikasi mendukung kendaraan milik rental maupun investor. Data kepemilikan berisi pemilik, kendaraan, tipe kepemilikan, persentase pemilik, persentase rental, periode kerja sama, dan histori perubahan.
Dokumen pemilik dapat disimpan, surat perjanjian dapat dicetak, dan laporan bagi hasil investor tersedia untuk membantu evaluasi kerja sama armada.
5. Pelanggan, Supir, dan Dokumen
Modul pelanggan menyimpan NIK, nama, telepon, alamat, foto, KTP, foto rumah, dan dokumen pendukung. Modul supir menyimpan identitas, kontak, status ketersediaan, tarif, SIM, serta dokumen pendukung.
Kartu pelanggan dan kartu supir dapat dicetak untuk kebutuhan internal. Jenis dokumen dapat dikelola melalui master referensi dokumen.
6. Transaksi Rental Kendaraan
Transaksi rental mendukung layanan lepas kunci dan dengan supir. Petugas memilih kendaraan, pelanggan, supir opsional, durasi, satuan sewa, waktu mulai, rencana kembali, tarif, deposit, diskon, metode pembayaran, serta status pembayaran.
Status transaksi terdiri dari BOOKING, AKTIF, SELESAI, TERLAMBAT, dan BATAL. Status pembayaran terdiri dari BELUM LUNAS, DP, dan LUNAS.
6.1 Langkah Transaksi Langsung
- Buka menu transaksi rental kendaraan.
- Pilih armada yang tersedia.
- Pilih pelanggan dan tipe layanan.
- Pilih supir bila layanan menggunakan supir.
- Isi durasi, tanggal mulai, dan rencana kembali.
- Periksa tarif kendaraan dan tarif supir.
- Isi deposit, diskon, metode, dan status pembayaran.
- Unggah dokumen tambahan jika diperlukan.
- Simpan dan cetak bukti transaksi.
7. Pengembalian dan Denda Rental
Pada proses pengembalian, petugas memilih transaksi aktif, mengisi waktu kembali aktual, kilometer kendaraan, kondisi kendaraan, biaya tambahan, catatan, dan total akhir.
Denda dapat dihitung memakai nominal per hari atau persentase tarif. Masa toleransi dapat ditentukan dalam menit. Bukti pengembalian dapat dicetak setelah data disimpan.
- Pilih transaksi aktif atau terlambat.
- Isi tanggal dan jam kembali aktual.
- Masukkan kilometer kembali.
- Periksa keterlambatan dan denda.
- Isi kondisi serta biaya tambahan.
- Simpan pengembalian dan cetak bukti.
8. Kilometer, Perawatan, dan Sparepart
Log kilometer mencatat histori odometer kendaraan. Data ini digunakan untuk melihat pemakaian armada dan membantu menentukan jadwal servis.
Modul perawatan mencatat ganti oli, servis berkala, penggantian sparepart, biaya jasa, biaya komponen, kilometer servis berikutnya, tanggal servis berikutnya, dan status notifikasi.
Status NORMAL, WARNING, OVERDUE, dan DONE membantu petugas memprioritaskan kendaraan yang membutuhkan perawatan. Kategori sparepart dan master sparepart juga tersedia untuk mendukung pencatatan komponen.
9. Pengeluaran, Jurnal, dan Keuangan
Pengeluaran kendaraan dapat digunakan untuk mencatat bahan bakar, parkir, tol, cuci, servis, sparepart, pajak, dan biaya operasional lainnya.
Modul jurnal menyediakan kategori akun, chart of accounts, jurnal transaksi, dan detail debit kredit. Transaksi rental dapat membuat jurnal otomatis untuk kas, piutang, dan pendapatan rental.
- Transaksi lunas dicatat sebagai kas.
- Transaksi DP membagi nilai kas dan piutang.
- Transaksi belum lunas dicatat sebagai piutang.
- Pendapatan rental dicatat pada akun pendapatan.
10. Laporan Aplikasi Rental
Laporan yang tersedia meliputi data mobil, pemilik mobil, supir, pelanggan, pendapatan rental, pengeluaran kendaraan, buku besar, laba rugi, dan bagi hasil investor.
Gunakan filter periode yang konsisten dan pastikan transaksi, pengembalian, jurnal, serta pengeluaran telah dicatat sebelum menilai hasil laporan.
11. Checklist Sebelum Digunakan
- Identitas aplikasi dan base URL sudah benar.
- Akun administrator sudah memakai password baru.
- Role dan hak akses sudah diuji.
- Armada, tarif, pemilik, pelanggan, dan supir sudah valid.
- Aturan denda dan interval servis sudah ditentukan.
- Akun kas, piutang, dan pendapatan rental tersedia.
- Satu transaksi uji berhasil dari booking sampai pengembalian.
- Jurnal dan laporan sudah diperiksa.
- Document root mengarah ke folder codeigniter4/public.
- HTTPS dan backup rutin sudah aktif.
12. Kesimpulan
Aplikasi Rental Kendaraan menghubungkan website booking, armada, pelanggan, supir, transaksi, pengembalian, denda, investor, servis, pengeluaran, jurnal, dan laporan dalam satu sistem berbasis web.
Kualitas laporan dan keputusan bisnis bergantung pada disiplin pengisian data, pengaturan akses, perlindungan dokumen, dan backup yang dilakukan secara rutin.
