Dokumentasi Aplikasi Bengkel Inventory Codekop

Dokumentasi Aplikasi Bengkel Inventory Codekop ini dibuat sebagai panduan sederhana untuk admin, gudang pusat, workshop, mekanik, supervisor, dan pimpinan.

Aplikasi ini membantu perusahaan mengatur pengadaan sparepart, stok gudang, distribusi barang ke workshop, serta pekerjaan perawatan kendaraan dan inventaris. Aplikasi dapat digunakan untuk satu workshop maupun beberapa workshop atau cabang.

Catatan: Nama menu dapat berubah mengikuti pengaturan hak akses, tetapi alur kerjanya tetap sama.

Ringkasan Aplikasi

Fungsi utama aplikasi adalah:

• Mengelola data sparepart dan inventaris.
• Mengajukan kebutuhan barang melalui Purchase Request.
• Mengubah pengajuan yang disetujui menjadi Purchase Order.
• Mencatat barang yang datang melalui Stock Entry.
• Mengatur stok berdasarkan gudang atau workshop.
• Mengirim sparepart dari gudang pusat ke gudang workshop melalui Stock Transfer.
• Mencatat pekerjaan perawatan kendaraan melalui Work Order.
• Mencatat pekerjaan perbaikan inventaris melalui Work Order Inventaris.
• Melihat laporan pembelian, stok, pemakaian sparepart, transfer, dan histori pekerjaan.

1. Tujuan dan Ruang Lingkup

Aplikasi ini dibuat untuk menyatukan proses pengadaan, penyimpanan, distribusi, dan pemakaian sparepart dalam satu sistem. Setiap barang yang dibeli, diterima, dipindahkan, dan digunakan pada pekerjaan dapat dicatat serta diperiksa kembali.

Ruang lingkup aplikasi meliputi:

• Perencanaan kebutuhan sparepart dari workshop atau gudang.
• Persetujuan dan pelacakan Purchase Request.
• Pembuatan Purchase Order kepada supplier.
• Penerimaan barang dan penambahan stok gudang.
• Pengelolaan stok berdasarkan lokasi gudang.
• Distribusi sparepart dari gudang pusat ke workshop.
• Pencatatan perawatan dan perbaikan armada perusahaan.
• Pencatatan perbaikan inventaris atau aset operasional.
• Pemantauan laporan dan histori pekerjaan.

Aplikasi ini tidak menggantikan pemeriksaan fisik barang atau persetujuan pimpinan. Data yang dimasukkan harus sesuai kondisi nyata di lapangan.

2. Pengguna dan Pembagian Tugas

• Admin: mengatur user, role, menu, dan pengaturan aplikasi.
• Gudang pusat: mengelola pembelian, penerimaan, stok, dan distribusi sparepart.
• Workshop atau cabang: menerima barang, membuat work order, dan mencatat pemakaian sparepart.
• Mekanik: mengerjakan pekerjaan kendaraan atau inventaris sesuai work order.
• Supervisor atau pimpinan: memeriksa persetujuan, progres pekerjaan, dan laporan.

Untuk perusahaan dengan satu workshop, gudang pusat dapat sekaligus menjadi gudang workshop. Untuk perusahaan dengan beberapa workshop, buat setiap lokasi sebagai data Gudang yang berbeda.

3. Data Master

Lengkapi data master sebelum membuat transaksi.

1. Buat data Gudang untuk gudang pusat dan setiap workshop.
2. Buat data Supplier yang menyediakan sparepart.
3. Buat Kategori dan Satuan sparepart.
4. Buat data Sparepart berisi kode, nama, kategori, dan satuan.
5. Buat data Mekanik dan Jenis Pekerjaan.
6. Buat data Kendaraan seperti nomor polisi, nomor body, dan model.
7. Buat data Inventory untuk aset atau peralatan yang ikut dirawat.

Hindari membuat data ganda karena data master digunakan sebagai referensi pada pembelian, stok, work order, dan laporan.

4. Pengadaan Sparepart: PR sampai PO

Gunakan alur ini ketika sparepart belum tersedia atau stoknya tidak mencukupi.

1. Buka menu Purchase Request.
2. Isi workshop atau gudang pemohon, pemohon, dan sparepart yang dibutuhkan.
3. Simpan pengajuan. Status awalnya adalah Waiting.
4. Supervisor atau admin memeriksa pengajuan.
5. Jika disetujui, ubah menjadi Diproses Ke PO. Di database status ini disimpan sebagai Procced_To_PO.
6. Buka menu Purchase Order, pilih PR yang disetujui, lalu lengkapi supplier dan detail pemesanan.
7. Simpan atau cetak PO untuk dikirim kepada supplier.

Status PR yang umum adalah:

• Waiting: Menunggu pemeriksaan atau persetujuan.
• Diproses Ke PO: PR disetujui dan dapat dilanjutkan menjadi Purchase Order. Kode database: Procced_To_PO.
• Reject: Pengajuan ditolak dan tidak dilanjutkan.
• Release: Dokumen sudah final atau diterbitkan.

5. Penerimaan Barang dan Penambahan Stok

1. Pastikan barang dari supplier sudah datang secara fisik.
2. Cocokkan barang, jumlah, dan dokumen dengan PO.
3. Buka menu Stock Entry.
4. Pilih PO yang masih berjalan.
5. Isi jumlah barang yang benar-benar diterima.
6. Simpan penerimaan.

Setelah Stock Entry disimpan, stok bertambah pada gudang yang dipilih. Jika barang datang bertahap, penerimaan dapat dilakukan beberapa kali sampai jumlah PO terpenuhi.

6. Distribusi Sparepart ke Workshop

Untuk beberapa workshop, gunakan gudang sebagai penanda lokasi stok.

1. Pastikan stok tersedia di gudang pusat.
2. Buka menu Stock Transfer.
3. Pilih gudang pengirim dan gudang workshop penerima.
4. Masukkan sparepart dan jumlah yang dikirim.
5. Simpan dokumen transfer dan kirim barang.
6. Workshop membuka menu Transfer Receive.
7. Cek jumlah barang secara fisik, lalu pilih Received atau Reject.

Status Received menambah stok di gudang workshop. Status Reject dipakai jika barang tidak dapat diterima dan perlu ditindaklanjuti.

Untuk satu workshop, transfer tidak wajib digunakan jika pembelian dan penerimaan langsung menggunakan gudang workshop yang sama.

7. Work Order Kendaraan

Work Order dipakai untuk mencatat pekerjaan perawatan atau perbaikan armada.

1. Buka menu Work Order.
2. Buat work order baru.
3. Pilih kendaraan, workshop, mekanik, dan jenis pekerjaan.
4. Tambahkan sparepart yang digunakan jika diperlukan.
5. Simpan dengan status Antrian.
6. Ubah menjadi Proses saat pekerjaan mulai dikerjakan.
7. Ubah menjadi Selesai setelah pekerjaan selesai.

Pemakaian sparepart pada work order menjadi dasar pemantauan penggunaan stok workshop. Periksa kembali jumlah sparepart sebelum work order diselesaikan.

8. Work Order Inventaris

Work Order Inventaris dipakai untuk memperbaiki aset atau peralatan selain kendaraan.

1. Buka menu Work Order Inventaris.
2. Pilih inventaris berdasarkan kode, nama, atau serial number.
3. Isi pekerjaan, mekanik, keterangan, dan sparepart bila ada.
4. Simpan dokumen.
5. Perbarui status sesuai progres sampai selesai.

Gunakan laporan histori inventaris untuk mengetahui pekerjaan yang pernah dilakukan pada aset tertentu.

9. Koreksi Stok

• Stock Adjustment In: menambah stok karena koreksi, penemuan barang, atau alasan operasional lain.
• Stock Adjustment Out: mengurangi stok karena kerusakan, kehilangan, atau selisih pemeriksaan.

Isi quantity dan alasan koreksi dengan jelas agar perubahan stok dapat ditelusuri saat pemeriksaan.

10. Laporan dan Monitoring

Gunakan laporan sesuai kebutuhan:

• PO Report untuk memantau pengadaan.
• Stock Entry Report untuk memeriksa penerimaan barang.
• Stock Warehouse untuk melihat saldo stok per gudang.
• Spare Part Used untuk melihat pemakaian sparepart pada pekerjaan.
• Stock Transfer dan Transfer Receive untuk memantau distribusi.
• Work Order dan Work Order Inventaris untuk melihat progres pekerjaan.
• History Vehicle dan History Inventaris untuk melihat riwayat perawatan.

11. Alur Kerja Harian Sederhana

1. Login sesuai role.
2. Cek stok gudang atau workshop.
3. Buat PR jika sparepart kurang.
4. Proses PR menjadi PO dan catat barang yang datang melalui Stock Entry.
5. Distribusikan barang ke workshop melalui Stock Transfer jika diperlukan.
6. Buat Work Order untuk setiap pekerjaan kendaraan atau inventaris.
7. Perbarui status pekerjaan dan catat sparepart yang dipakai.
8. Periksa laporan stok, pemakaian, transfer, dan histori.

Penutup

Dengan alur PR ? PO ? Stock Entry ? Stok Gudang ? Stock Transfer ? Work Order, perusahaan dapat mengendalikan pengadaan, jumlah sparepart, distribusi ke setiap workshop, dan histori perawatan armada secara lebih rapi.

Untuk satu workshop, gunakan alur yang sama dengan satu gudang utama. Untuk beberapa workshop, pisahkan gudang berdasarkan lokasi agar saldo stok dan tanggung jawab setiap workshop mudah dipantau.